Čoraz častejšie nám píšu zákazníci jednu a tú istú vetu: „Účtovníčka mi povedala, že si musím vybrať digitálneho poštára jej účtovného programu, inak jej to nebude fungovať.“ Nie je to pravda. A za touto radou sa môže skrývať viac, než sa na prvý pohľad zdá: nevedomosť, cudzí marketing, a problém, ktorý vznikne vám, nie jej.
Späť na e-faktúruRada znie rozumne: účtovníčka tomu rozumie, pracuje v tom každý deň, tak prečo ju neposlúchnuť. Lenže za touto radou môžu byť tri rôzne veci, a ani jedna nie je vo váš prospech.
Prvá možnosť: nevedomosť. Z podnetov od zákazníkov vieme, že aj niektoré účtovníčky si digitálneho poštára pletú s účtovným programom, prípadne nerozumejú technickým princípom elektronickej fakturácie v sieti Peppol. Poštár a účtovný program nie je to isté a nikdy nebolo.
Druhá možnosť: marketing. Výrobcovia účtovných programov majú vlastných digitálnych poštárov a účtovníčkam odporúčajú, aby k nim priviedli svojich klientov. Čím viac firiem prijíma faktúry cez ich poštára, tým viac firiem je naviazaných na ich program. Účtovníčka to myslí dobre, no odovzdáva vám cudzí obchodný záujem.
Tretia možnosť, a tá je najhoršia: vznikne vám problém, o ktorom sa dozviete, až keď ho budete mať. O tom je zvyšok tohto článku.
Faktúry ste doteraz vystavovali vo Faktúrach online a fungovalo to. Elektronická fakturácia na tom nič nemení: faktúru vystavíte rovnako ako doteraz, len namiesto PDF v e-maile ju odošle digitálny poštár cez sieť Peppol, a prijaté faktúry vám pristanú v tom istom konte. Nie je žiadny dôvod prechádzať do iného programu alebo presúvať prijímanie faktúr inam len preto, že účtovníčka očakáva od svojho programu prepojenie alebo výhodu, ktorá v skutočnosti neexistuje. Rada „prejdite k nám“ je rada, ktorej často nerozumie ani ona sama, lebo predpokladá, že e-fakturácia funguje inak, než naozaj funguje.
Digitálny poštár je technický sprostredkovateľ. Pripojí vašu firmu do siete Peppol a doručuje e-faktúry, ktoré posielate, a prijíma tie, ktoré vám posielajú iní. Nič viac. Neúčtuje, nevedie účtovníctvo, nepozná vašu účtovníčku.
E-faktúra je štandardný elektronický súbor vo formáte XML, rovnaký pre všetkých poštárov v sieti. Faktúra odoslaná cez jedného poštára vyzerá presne tak isto ako faktúra odoslaná cez iného. Účtovný program účtovníčky ju prečíta bez ohľadu na to, kto ju doručil, lebo je to štandard, na ktorom je celá sieť postavená.
Digitálni poštári a fakturačné či účtovné systémy nie sú navzájom prepojené. Spája ich len jednotný elektronický formát e-faktúry, a práve preto funguje jej čítanie v každom z nich. Vo Faktúrach online viete originály e-faktúr, vystavených aj prijatých, kedykoľvek exportovať a načítať do ľubovoľného účtovného systému. Účtovníčka sa k vašim dokladom dostane prístupom účtovníka do vášho konta alebo práve týmto exportom. Žiadna z týchto ciest nezávisí od toho, ktorého poštára ste si vybrali. Veta „inak mi to nebude prechádzať“ preto jednoducho neplatí.
Tu je ten háčik. Ak si na prijímanie vyberiete poštára účtovného programu, vaše prijaté faktúry budú chodiť do schránky, ktorú spravuje účtovníčka. Každú faktúru, ktorú vám dodávateľ pošle, uvidíte len vtedy, keď vám ju prepošle alebo vám o nej dá vedieť. Tým vzniká aj problém s evidenciou: neviete, ktorú faktúru a dokedy máte uhradiť.
Predstavte si pár úplne bežných situácií:
Schránka na e-faktúry je ako poštová schránka na dverách vašej firmy. Kľúč od nej chcete mať vy. Digitálny poštár je naozaj ako obyčajný poštár: nosí vám do tejto schránky poštu, teda faktúry od dodávateľov, a odnáša tie, ktoré posielate vy. Poštár nie je ten, kto vašu poštu číta, účtuje alebo rozhoduje, čo zaplatíte.
Ak elektronickú fakturáciu rieši za vás účtovníčka vo svojom programe, je to, ako keby ste schránku z vlastných dverí odmontovali, zavesili ju na dvere účtovníčky a odovzdali jej aj kľúč. Všetka pošta, ktorá vám príde, končí u nej a vy sa o nej dozviete, keď vám ju prinesie.
Správne je to naopak: schránka ostáva na vašich dverách a účtovníčke dáte kópiu kľúča (prístup účtovníka do vášho konta) alebo jej odovzdáte obálky, ktoré potrebuje (export dokladov). Podrobne sme to rozobrali v článku Nenechávajte e-faktúru na účtovníčku.
Poštár účtovného programu býva súčasťou tohto programu. Aby ste svoje faktúry videli aj vy, potrebujete doň prístup, ďalšie prihlásenie, často ďalšie predplatné. Namiesto jedného miesta, kde máte vystavené aj prijaté faktúry pokope, budete mať dve, a za jedno z nich zaplatíte navyše.
A platíte aj inak: prácou účtovníčky. Každá faktúra, ktorú za vás vystaví, odošle, prepošle alebo vám o nej dá vedieť, je jej čas, a jej čas je vaša faktúra za účtovníctvo. Presunutím e-fakturácie do jej programu si objem prác, ktoré jej platíte, sami zvyšujete, hoci faktúru by ste si vo vlastnom konte vystavili za minútu.
Dobrá správa: nemusíte s účtovníčkou bojovať. Naopak, môžete jej pomôcť a odbúrať prácu: ak zachováte vystavovanie faktúr tak, ako ste zvyknutí, a účtovníčke odovzdáte iba to, čo na účtovníctvo potrebuje, ušetríte jej čas aj sebe peniaze. Účtovníčka má účtovať, nerobte z nej osobnú asistentku na vystavovanie a preposielanie faktúr.
Odosielanie a prijímanie e-faktúr sú v sieti Peppol dve nezávislé veci. Prijímať môže firma len u jedného poštára, odosielať cez ktoréhokoľvek.
Ak teda účtovníčka trvá na tom, aby prijaté faktúry chodili cez poštára jej programu, môže to tak byť. Vy ďalej vystavujete a odosielate faktúry z Faktúr online, presne ako doteraz. Prechádzať do iného fakturačného programu nepotrebujete, nič by ste tým nezískali. Zmena fakturačného programu kvôli e-faktúre je zbytočná práca, zbytočné peniaze a zbytočné riziko.
Naše odporúčanie je však jednoznačné: majte prijímanie aj odosielanie u seba. Prijaté e-faktúry sa vám vo Faktúrach online zobrazia priamo v Prijatých faktúrach, máte ich pohromade s vystavenými, vidíte, čo máte zaplatiť, a účtovníčka k nim má prístup rovnako ako k ostatným dokladom. Prijímanie je u nás v cene konta.
Stačí pár viet, pokojne ich skopírujte:
„Faktúry budem vystavovať vo Faktúrach online a e-faktúry budem odosielať aj prijímať tam, kde som zvyknutý. Výber digitálneho poštára si urobím sám na portáli Finančnej správy: https://vpds.financnasprava.sk/vyber-certifikovaneho-poskytovatela?id=39. Prístup do konta ti nastavím, prípadne ti doklady vyexportujem do tvojho účtovného programu. Prijaté faktúry chcem mať vo vlastnom konte, chcem ich vidieť a chcem faktúry vytvárať tam, kde som zvyknutý.“
Výber digitálneho poštára na portáli Finančnej správy môže za vás urobiť aj účtovníčka, ak má oprávnenie konať za vašu firmu. Musí však vybrať správny záznam: pošlite jej presne tento odkaz, výber digitálneho poštára pre Faktúry online, a požiadajte ju, aby pri výbere uviedla e-mailovú adresu vášho konta vo Faktúrach online.
Ak má účtovníčka otázky, ako sa k dokladom dostane, pošlite jej odkaz na tento článok. Prístup účtovníka vo Faktúrach online jej dá všetko, čo potrebuje, bez toho, aby ste jej odovzdali kľúč od svojej schránky.
Áno. E-faktúra je štandardný formát siete Peppol, každý účtovný program, ktorý e-faktúry prijíma, ju prečíta bez ohľadu na to, ktorý poštár ju doručil.
Kým registrácia v sieti Peppol neprebehla, výber vás nezaväzuje a môžete ho na portáli Finančnej správy urobiť znova. Ak už prebehla, prechod k inému poštárovi sa robí migračným kódom, ktorý vám pôvodný poštár vydá. Postup je v článku Digitálny poštár pre eFaktúru.
Áno. Pri aktivácii to rozpoznáme automaticky a firmu zapojíme len na odosielanie. Neskôr môžete prijímanie presunúť k nám migračným kódom.
Nie. Vystavovanie faktúr a účtovníctvo sú dve rôzne veci. Vaše faktúry jej odovzdáte prístupom účtovníka alebo exportom, rovnako ako doteraz.
Zdroj: FAQ Finančnej správy SR k e-faktúre, § 76a zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH a podnety zákazníkov Faktúr online.
Tento článok má informatívny charakter. Presné znenie povinností si overte v zákone a na stránke Finančnej správy k e-faktúre. Posúdenie vašej konkrétnej situácie konzultujte s daňovým poradcom.
Zaregistrujte sa a aktivujte si nás ako svojho poskytovateľa doručovacej služby na Finančnej správe.
Slovenčina
English