Odoslané aj prijaté e-faktúry z Faktúr online prenesiete do ľubovoľného fakturačného alebo účtovného programu, ktorý podporuje formát elektronickej fakturácie. Kvôli programu účtovníčky preto nemusíte meniť ani systém, v ktorom fakturujete, ani digitálneho poštára. Originál e-faktúry je súbor, ktorý si účtovníčka načíta do svojho programu rovnako, ako keby ho dostala priamo.
Späť na e-faktúru
Bežná situácia: faktúry vystavujete vo Faktúrach online a vaša účtovníčka účtuje v programe POHODA, Money S3, KROS Omega, MRP alebo v inom. Od chvíle, keď sa hovorí o e-faktúre, sa objavuje obava: „Budem musieť prejsť do jej programu, aby tam e-faktúry chodili.“ Nebudete. E-faktúra, ktorú vo Faktúrach online odošlete alebo prijmete, je súbor. Tento súbor je originál dokladu a dá sa odovzdať účtovníčke presne tak, ako ste jej doteraz posielali faktúry v PDF. Rozdiel je len v tom, že jej program ho načíta automaticky, bez prepisovania údajov.
Príklad: príde vám e-faktúra od dodávateľa. Vo Faktúrach online ju vidíte ako prehľadný doklad, môžete si ju stiahnuť ako PDF aj ako originálny XML súbor. Ten istý XML súbor odovzdáte účtovníčke a ona si ho naimportuje do svojho účtovníctva. Rovnako pri faktúre, ktorú ste odoslali vy: originál, ktorý putoval odberateľovi, máte uložený a účtovníčka ho dostane v rovnakej podobe.
Digitálny poštár je schránka na e-faktúry vašej firmy, nie súčasť programu účtovníčky. Keď máte poštára vo Faktúrach online, e-faktúry chodia k vám, tam, kde fakturujete a kde ich vidíte ako prvý. Účtovníčka nepotrebuje, aby jej e-faktúry prichádzali priamo cez sieť Peppol do jej programu. Potrebuje doklady, a tie jej odovzdáte ako súbory alebo jej dáte prístup do svojho konta. Prechod k poštárovi, ktorý je spojený so softvérom účtovníčky, kvôli tomu nie je potrebný. Prečo si schránku na e-faktúry nechať u seba, vysvetľujeme v článkoch Nenechávajte e-faktúru na účtovníčku a Účtovníčka vám povedala, ktorého poštára si máte vybrať?
Elektronická faktúra nie je PDF ani obrázok. Je to XML súbor, teda štruktúrované dáta, ktoré číta stroj. Každý údaj faktúry má v ňom svoje presne pomenované miesto: dodávateľ, odberateľ, číslo a dátumy, položky, sadzby a sumy DPH, spôsob platby. Program, ktorý súbor načíta, preto nemusí nič hádať ani rozpoznávať z obrázka, údaje si jednoducho prečíta.
Podoba tohto súboru nie je výmysel jedného výrobcu softvéru. Určuje ju európska norma EN 16931 (jednotný dátový model elektronickej faktúry pre celú Európsku úniu), technicky zapísaná vo formáte UBL a pre sieť Peppol spresnená pravidlami Peppol BIS Billing 3.0. Presne tento súbor je podľa slovenských pravidiel eFaktúrou: to, čo sa posiela cez sieť Peppol a čo ste povinní archivovať. PDF, ktoré k nemu Faktúry online vytvoria, je len čitateľný náhľad pre človeka (viac v článku Archivácia e-faktúr).
Z toho vyplýva to podstatné: formát e-faktúry nie je šitý na mieru žiadnemu účtovnému programu, práve naopak. Vznikol preto, aby si rozumeli všetky programy navzájom. Každý fakturačný alebo účtovný softvér, ktorý je pripravený na eFaktúru, musí tento súbor vedieť prečítať, inak by sám nedokázal e-faktúry prijímať. Súbor z Faktúr online je preto pre program účtovníčky rovnako „domáci“ ako súbor, ktorý by prišiel priamo jej. Prečíta ho napríklad POHODA, KROS Omega, Money S3, MRP aj ktorýkoľvek iný program, ktorý e-faktúry podporuje.
Každú e-faktúru, prijatú aj odoslanú, si môžete stiahnuť jednotlivo ako originál XML. Ak ich potrebujete viac, napríklad za celý mesiac alebo celý rok, zvolíte si filter a všetky originály sa stiahnu naraz v jednom balíku (ZIP). Ten môžete poslať rovno účtovníčke.
1. Pošlete jej súbory. Raz za mesiac alebo za iné obdobie si vyexportujete prijaté aj vystavené e-faktúry do ZIP súboru a pošlete ho účtovníčke. Ona si XML súbory naimportuje do svojho programu. Účtovníčka nepotrebuje žiadne konto vo Faktúrach online.
2. Dáte jej prístup. V časti Správa prístupov vytvoríte účtovníčke prístup typu účtovník s úrovňou práv, akú jej chcete dať. Prihlási sa vlastným e-mailom, doklady a originály si stiahne sama, kedy potrebuje, a vy jej nemusíte nič posielať. Ak má viac klientov vo Faktúrach online, jedným prihlásením sa dostane ku všetkým, ktorí jej prístup udelili.
Nie. E-faktúry z Faktúr online jej odovzdáte ako XML súbory, ktoré si načíta do svojho programu. Fakturujete ďalej tam, kde ste zvyknutí.
Nemusí. Stačí jej poslať exportovaný ZIP so súbormi. Ak chcete, aby si doklady sťahovala sama, dáte jej prístup typu účtovník v Správe prístupov.
PDF je len náhľad. Originálom e-faktúry je XML súbor, z neho program účtovníčky načíta údaje bez prepisovania a ten istý súbor ste povinní archivovať.
Nie. Poštár je schránka vašej firmy, nie súčasť programu účtovníčky. E-faktúry prijímate a odosielate vo Faktúrach online a účtovníčke odovzdáte originály.
Zdroje: európska norma EN 16931 (elektronická fakturácia), špecifikácia Peppol BIS Billing 3.0, usmernenia Finančnej správy SR k eFaktúre (2026).
Tento článok má informatívny charakter. Presné znenie povinností si overte v zákone a na stránke Finančnej správy k e-faktúre. Posúdenie vašej konkrétnej situácie konzultujte s daňovým poradcom.
Zaregistrujte sa a aktivujte si nás ako svojho poskytovateľa doručovacej služby na Finančnej správe.
Slovenčina
English