Viac spoločností v jednom konte: ako riešiť e-faktúru

Dve možnosti, obe fungujú

Technicky sú možné obe riešenia a záleží najmä na tom, ako chcete mať jednotlivé spoločnosti organizačne oddelené: buď necháte všetky firmy v jednom spoločnom konte, alebo dáte každej spoločnosti samostatné konto.

Registrácia je vždy za každé DIČ zvlášť

Bez ohľadu na to, aké konto si zvolíte, každá spoločnosť musí byť pre e-fakturáciu samostatne zaregistrovaná na Finančnej správe a samostatne si zvoliť digitálneho poštára. Robí sa to pre každé DIČ zvlášť, hromadne to nie je možné.

Registráciu vykoná konateľ alebo iná osoba s oprávnením konať za daný daňový subjekt na portáli Finančnej správy. Ak ste napríklad účtovníčka a už máte oprávnenia k jednotlivým klientom, tento krok viete spraviť za ne aj vy. Faktúry online si na portáli zvolíte tu, výberom poskytovateľa doručovacej služby. Po tomto kroku dostaneme z Finančnej správy informáciu, že si vás daná spoločnosť zvolila, a finálne prepojenie sa dokončí vo Faktúrach online (sprístupníme po spustení e-fakturácie na jeseň 2026).

Nemusíte zakladať samostatné kontá

Vytvárať pre každú firmu vlastné konto nie je nutné. Aj naďalej môžete mať všetky spoločnosti v jednom konte a každú z nich samostatne aktivovať pre e-fakturáciu.

Nezabudnite na prijímanie faktúr

E-fakturácia nie je len o odosielaní faktúr (povinné pre platiteľov DPH, od 1. 7. 2030 pre všetkých), ale aj o ich prijímaní (povinné pre všetkých podnikateľov). Každej spoločnosti budú cez sieť Peppol prichádzať jej prijaté faktúry, napríklad za telefón, internet, iné služby alebo od dodávateľov.

Ak necháte všetky firmy v jednom konte, prijaté faktúry všetkých spoločností spravujete v jednom spoločnom konte. Pre účtovníčku to môže byť praktické, no jednotliví klienti alebo konatelia nebudú mať vlastné oddelené konto s vlastným zoznamom prijatých faktúr.

Spoločné konto alebo samostatné? Otázka dohody

Je to predovšetkým otázka dohody medzi vami a klientmi. Ak klientom vyhovuje, že ich prijaté e-faktúry spravujete vy ako účtovníčka v spoločnom konte, môžete pokračovať súčasným spôsobom. Ak však jednotlivé spoločnosti chcú mať svoje prijaté faktúry samostatne pod kontrolou, vlastný prístup a vlastný priečinok prijatých dokladov, praktickejšie je samostatné konto pre každú spoločnosť.

Spracovanie pre účtovníka býva jednoduchšie

Prijatá e-faktúra obsahuje štruktúrované XML dáta v štandardnom formáte (UBL / EN 16931, Peppol BIS). Tieto dáta si viete z Faktúr online stiahnuť a ďalej spracovať v účtovnom softvéri, ktorý formát podporuje. Klient tak môže mať faktúru oficiálne doručenú a uloženú vo svojom konte a vy si pre účtovníctvo prevezmete priamo jej štruktúrované XML. Býva to podstatne jednoduchšie než dnešné manuálne prepisovanie údajov a podľa možností konkrétneho programu takto spracujete aj väčšie množstvo dokladov. So štandardizovaným UBL XML pri dokladoch vieme pracovať už dnes.

Praktická poznámka k veľkým dodávateľom

Až prax po zavedení e-fakturácie ukáže, ako presne si veľkí dodávatelia (napríklad mobilní operátori) nastavia komunikáciu so zákazníkmi. Predpokladáme, že popri oficiálnom elektronickom doručení cez sieť Peppol môžu naďalej posielať aj bežnú PDF faktúru e-mailom, ktorá slúži ako vizuálna podoba dokladu (napríklad s QR kódom na platbu). Je to zatiaľ praktický predpoklad, nie pravidlo, každý dodávateľ si to môže nastaviť po svojom.

Záver

Z pohľadu Faktúr online môžete zostať pri jednom spoločnom konte alebo firmy rozdeliť do samostatných kont. Rozhoduje najmä to, či chcú vaši klienti svoje prijaté e-faktúry spravovať a kontrolovať sami, alebo ich ponechajú kompletne vo vašej správe ako účtovníčke.

Najčastejšie otázky

Praktické odporúčanie Faktúr online k správe viacerých spoločností. Postup registrácie a povinnosti upravuje Finančná správa SR.